L’ADOPS 53 : missions et liens avec May’Santé LAB
Nous avons interrogé Béatrice et Margaux, salariées de l’Association Départementale pour l’Organisation de la Permanence des Soins (ADOPS 53) sur le rôle de l’association en Mayenne, leurs missions, ainsi que sur l’apport de May’Santé LAB.
Bonjour, pour commencer pourriez-vous vous présenter ?
Béatrice : Je suis Béatrice Rolland, je travaille à l’ADOPS 53 comme assistante de direction depuis son ouverture le 1er janvier 2006, donc depuis 18 ans.
Margaux : Je m’appelle Margaux Trohel et je suis chargée de mission à l’ADOPS 53 depuis le 15 avril 2024.
Pourriez-vous présenter le rôle de l’ADOPS 53 au sein du département mayennais ?
Margaux : L’ADOPS 53 est une association à but non lucratif composée de médecins et financée par l’ARS. Elle organise et coordonne la Permanence des Soins Ambulatoires (PDSA) par les médecins régulateurs et effecteurs libéraux, c’est-à-dire la garde du soir, du week-end, des jours fériés et des ponts afin que les patients qui sont en difficulté mais qui ne relèvent pas d’une urgence vitale puissent avoir une réponse médicale.
Béatrice : C’est utile et nécessaire pour les patients notamment quand les cabinets sont fermés, quand leur médecin traitant est en vacances ou lorsqu’ils n’ont pas pu obtenir un rendez-vous dans la journée et quand les patients n’ont pas de médecin traitant.
Margaux : Les patients contactent le 116 117 et c’est un médecin spécifiquement formé qui régule leur appel, c’est-à-dire qu’il répond et écoute l’objet de leur appel. Suivant les situations, soit le médecin prodigue un conseil, soit il envoie une ordonnance directement à la pharmacie de garde ou soit il estime que le patient doit être vu. Dans ce dernier cas, il envoie le patient vers un autre médecin, le médecin effecteur, qui le reçoit en cabinet ou en maison médicale de garde.
Béatrice : Il faut savoir que, contrairement à d’autres départements, en Mayenne il n’y a pas de SOS Médecins. Il est donc important d’avoir une permanence et de prendre en charge les patients.
Margaux : On fonctionne également le samedi matin depuis 2013, ce qui permet aux médecins de pouvoir fermer leur cabinet le vendredi soir et de pouvoir partir en week-end sereinement puisque leurs patients auront une réponse médicale.
L’ADOPS 53 coordonne donc toute cette activité de régulation, s’assure que les tableaux de gardes soient bien remplis, qu’il n’y ait pas de carences, fait également le lien avec la CPAM pour que les médecins puissent être indemnisés de leurs temps de gardes et d’astreintes.
Il semble qu’une évolution est à venir…
Margaux : Oui en effet, avec l’ouverture du Service d’Accès aux Soins (SAS) qui est prévue en fin d’année il y aura normalement une régulation médicale libérale 24h/24.
Béatrice : Il ne s’agira plus seulement de permanence des soins mais de continuité des soins, ce qui est différent. La continuité des soins correspond en effet au cumul de la PDSA et du SAS, la PDSA étant la réponse médicale libérale la nuit (de 20h à 8h), le week-end, les jours fériés et les ponts et le SAS étant la réponse médicale libérale la journée (de 8h à 20h).
Margaux : L’idée est que ça soit la même organisation le soir, le week-end et en journée, c’est à dire que des patients qui n’ont pas de médecin traitant ou qui en ont un mais ne peuvent pas avoir rendez-vous avec celui-ci peuvent appeler le 116 117 à n’importe quelle heure et avoir une réponse médicale. La réponse qui sera donnée en journée sera la même que celle qu’ils peuvent avoir le soir et le week-end, c’est-à-dire la délivrance d’un conseil, l’envoi d’une ordonnance à la pharmacie ou l’envoi du patient vers un médecin effecteur qui aura dédié des plages horaires spécifiques.
Maintenant que l’on en sait plus sur le rôle de l’ADOPS 53, pourriez-vous nous décrire votre poste, vos missions au sein de l’association ?
Béatrice : Je m’occupe de toute l’organisation et la gestion de l’association. Je gère donc tout ce qui est secrétariat et « petite » comptabilité (la « grosse » comptabilité est envoyée à notre cabinet comptable). Je m’occupe des tableaux de gardes, des fiches de gardes quotidiennes ou des modifications de gardes par les médecins. C’est comme une micro-entreprise, que je gère !
Au départ, lorsque j’ai commencé, je suis restée quelques années toute seule, avec une page blanche. Je me souviens, lors de mon premier jour à l’ADOPS 53 j’avais une fiche de garde à faire pour le soir même et je n’avais pas de modèle, rien. Puis il y a eu des personnes qui ont été recrutées à mi-temps pour des missions de secrétariat. Cette année c’est la première fois que j’ai quelqu’un à temps plein avec moi.
Margaux : Et je suis la personne à temps plein ! Je suis chargée de mission, c’est donc une création de poste. Mon poste a été créé en partie pour anticiper la mise en place du SAS, notamment la gestion des opérateurs/trices de soins non programmés (OSNP) qui travailleront dans le cadre du SAS, puis une fois que le projet sera lancé pour le maintenir et le faire vivre.
Béatrice : Margaux apporte une amélioration dans la gestion de l’ADOPS 53 au quotidien, dans le fonctionnement de l’association puisqu’elle a des nouvelles méthodes. Elle va notamment mettre un peu de neuf dans notre site internet, elle requestionne ce qui est existant, etc.
Margaux : Oui je fais évoluer le fonctionnement pour le réadapter aux pratiques actuelles. Aussi, lorsque Béatrice est en congés ou n’est pas là, même si elle me prémâche bien le travail, je dois assurer la continuité de l’activité, c’est-à-dire envoyer les fiches de garde quotidiennes aux médecins et effectuer les modifications nécessaires. J’organise également des réunions et participe à celles dans lesquelles l’ADOPS 53 doit être représentée, ou les réunions importantes pour suivre ce qu’il se passe dans le contexte sanitaire départemental, régional ou national. Je fais aussi le lien avec l’ARS pour le budget, d’ailleurs Béatrice m’aide à m’imprégner de ce sujet.
Béatrice : La nouvelle personne qui sera recrutée aidera Margaux dans ces missions. Je pars à la retraite prochainement donc Margaux travaille au recrutement d’un(e) remplaçant(e), qui l’aidera dans ces missions.
Cette nouvelle personne sera-t-elle positionnée sur des missions relevant de la continuité des soins, sur la PDSA ou sur le SAS plus spécifiquement ?
Margaux : On travaille au développement d’un logiciel qui nous permettra de faciliter la gestion des gardes qui prend actuellement beaucoup de temps puisque ce sont des tâches qui sont répétitives et qui peuvent donc être automatisées.
Comme ce logiciel a pour objet de gérer les gardes (PDSA et SAS), la personne qui remplacera Béatrice aura moins de travail au niveau de cette gestion. En revanche il y aura plus de choses à faire en termes de secrétariat ou de gestion de changements de gardes par exemple, puisqu’il y aura un tableau de garde 24h/24. La personne qui sera recrutée assurera le maintien à jour du logiciel, elle s’occupera de la vérification du paiement des médecins pour leurs gardes, etc. En résumé elle fera tout ce que fait Béatrice aujourd’hui.
Béatrice : Il faudra aussi s’occuper du suivi de l’évaluation et des indicateurs, qui sont indispensables mais pour lesquels il faut demander des informations aux médecins, ce qui implique demandes et relances. De même, la nouvelle personne sera amenée à gérer des tâches plus ponctuelles telle que l’organisation de la formation des internes à la régulation notamment.
Quel a été l’apport de May’Santé LAB auprès de l’ADOPS 53 ?
Béatrice : Depuis plusieurs mois, Patricia Houdayer la directrice de May’Santé LAB, de par ses compétences, a fait le lien avec la société gestionnaire du logiciel de régulation médicale et a organisé les échanges avec l’avocat. Elle a aussi beaucoup aidé pour la formation des régulateurs.
Aujourd’hui, il y a encore un grand accompagnement de l’ADOPS 53 par May’Santé LAB pour le projet de mise en place du SAS.
Margaux : Quand je travaillais pour May’Santé LAB (et oui, avant de travailler à l’ADOPS 53 Margaux Trohel a fait partie de notre équipe MSL !) j’ai fait les évaluations de l’ADOPS 53 pendant deux années, à partir des données fournies par le logiciel de régulation médicale, qui sont denses et qu’il faut savoir manipuler pour en tirer des choses.
Béatrice : A chaque fois que l’on rencontre une difficulté ou que l’on a un doute sur quelque chose on contacte May’Santé LAB pour avoir leur expertise.
Margaux : Dans le cadre de la gestion du projet SAS, May’Santé LAB apporte une méthodologie importante pour mener à bien le projet, ainsi que sa connaissance du territoire et des acteurs.
May’Santé LAB a également travaillé à la rédaction de procédures pour formaliser ce que Béatrice fait au quotidien dans l’objectif notamment de faciliter la prise de poste du futur chargé de mission, mais aussi de la personne qui remplacera Béatrice à plus longue échéance.
Globalement, May’Santé LAB a été et est un soutien sur tous les sujets ! Si l’on est coincées sur quelque chose ou que l’on a besoin d’une aide pour prendre de la hauteur, on appelle l’équipe de May’Santé LAB pour avoir un deuxième avis.
Les échanges sont faciles et fluides puisqu’il y a une grande proximité entre ADOPS 53 et May’Santé LAB, vous connaissez très bien notre fonctionnement ainsi que les médecins qui travaillent avec nous.
Merci beaucoup à Béatrice et Margaux pour cet échange !
Interview et Retranscription : Margaux Drouet, cheffe de projet à May’Santé LAB
